Certamente você já ouviu falar em sistema de gestão integrado ou então em ERP. Mas, na prática, você sabe o que é isso e quais são os tipos existentes? Quais as vantagens e desvantagens que ele traz para uma empresa?
Todo negócio que almeja crescer precisa ter organização, planejamento e controle. Isso é básico para uma administração eficiente. Contudo, para que isso ocorra, é necessário ter informações precisas sobre tudo o que está ocorrendo na empresa.
Imagine se cada área apresentasse um sistema isolado, ou ainda, que não tivesse nenhum tipo de software para controle. Consolidar as informações, nessa situação, geraria um esforço enorme das equipes, sem contar o tempo para concluir essa atividade.
O que mantém as organizações atuantes é a capacidade de adaptar-se rapidamente ao mercado. Ele vive em constante oscilação, por isso há momentos em que é preciso uma ação rápida, sem informações, para saber como agir, pois, se elas chegarem atrasadas, a sua empresa está fadada a ter um grande prejuízo.
Ficou interessado e quer saber mais sobre os benefícios dessa ferramenta? Então continue conosco e boa leitura!
ERP - o sistema integrado de gestão
Na atualidade, as empresas são movidas por processos e pessoas. Sempre haverá pessoas trabalhando e o trabalho executado por elas nada mais é do que um processo. Isso inclui desde processos técnicos, administrativos, de produto e de produção de serviço até de vendas. Esse conjunto é o que faz uma companhia sair do lugar.
O Enterprise Resource Planning (ERP) — conhecido em português como Sistema de Gestão Empresarial — é um software que otimiza os processos de um negócio. Quem imagina que um sistema integrado de gestão está relacionado apenas à atividade financeira está profundamente enganado, pois vai muito além.
Resumidamente, estamos falando de uma ferramenta que auxilia a execução das atividades empresariais de maneira inteligente — automatizando várias tarefas e integrando as áreas da empresa — e aumenta o poder das tomadas de decisões, por isso o termo “integrado”.
Ele proporciona várias informações para cada área e seus gestores, auxiliando, assim, no planejamento e nas decisões cotidianas da companhia, pois as informações são disponibilizadas em tempo real. Sendo assim, você terá embasamento para traçar estratégias mais seguras e eficientes, diminuindo a ocorrência de erros e retrabalhos, o que despende tempo e recursos financeiros.
Por meio do ERP, os colaboradores podem realizar as suas atividades rapidamente e com maior excelência. Dessa forma, também torna-se viável enxugar o quadro de funcionários, resultando em ganho de tempo, redução de custos e melhoria na gestão.
A adoção do sistema ERP deixou de ser opcional e tornou-se um pré-requisito obrigatório para as empresas que buscam se diferenciar e se difundir no mercado, mantendo-se competitivas diante da concorrência. Ou seja, o negócio tem mais sustentabilidade e eficiência.
Tipos de Sistemas Integrado de Gestão (SIG)
Há várias opções de SIGs disponíveis, como o ERP, o CRM e outros específicos. Cada um deles atende a determinado porte de empresa (pequena, média ou grande) e a necessidade de cada uma delas. Conheça mais sobre eles a seguir.
ERP
Os ERPs são sistemas grandes e completos, e podem ser adquiridos na sua totalidade ou de forma modular. Esses tipos de SIG atuam nos mais variados ramos de atividades das empresas, podendo atender desde uma panificadora até uma montadora de automóveis.
Conforme o portal ERP, uma pesquisa foi desenvolvida pelo IDG Research Services a pedido da Sage e mostrou que empresas que implementaram sistemas de gestão empresarial registram uma mudança no crescimento, que passa a ser 35% mais rápido, com uma produtividade 10% maior do que as que não aderiram a esse tipo de tecnologia.
Mais de 300 empresas de médio porte dos Estados Unidos e Europa participaram desse estudo. De acordo com essa pesquisa, as companhias entrevistadas disseram que o ERP acrescenta acessibilidade, qualidade, usabilidade e inteligência de dados.
Empresas que são consideradas de alto desempenho no setor de business intelligence costumam ter 2,2% a mais de lucros, têm quatro vezes mais chances de melhorar os seus níveis de estoque e atingem uma melhora consistente na qualidade de entrega para seus clientes em 9%.
Quais as vantagens do ERP?
O benefício de contar com um sistema integrado é a simplicidade que ele traz para a gestão do negócio. Hoje em dia, o que todo mundo busca é praticidade para facilitar a realização das atividades empresariais, e é justamente isso que esse sistema oferece.
Se você dispõe de uma gestão simplificada, que é fácil de operar, consequentemente terá mais tempo para se preocupar com o que realmente interessa e faz o empreendimento crescer, que é a venda.
Quando o empresário foca 70% do seu tempo nas vendas de modo que tenha tanta automatização, a sua gestão está tão simples que ele só precisará colocar 30% na parte operacional e administrativa. Isso significa que ele está se preocupando com aquilo que, de fato, traz crescimento, que é a geração de negócio, novas vendas e crescimento.
As principais vantagens do ERP são:
- implementação de práticas estratégicas na empresa;
- automatização da coleta e entrada de informações;
- automatização de processos;
- integração entre áreas da empresa;
- melhorias nos controles;
- diminuição de erros manuais;
- flexibilidade para adaptações a mudanças;
- processamento de dados em informações em tempo real;
- padronização dos processos de forma sistêmica;
- confiabilidade das informações;
- unificação das informações;
- melhoria nas tomadas de decisões estratégicas, operacionais e táticas.
Como isso facilita na prática?
Como exemplo prático, podemos citar um dos nossos franqueados, que trabalha com a sua esposa e mais dois funcionários, atendendo aproximadamente 500 clientes que pagam mensalmente, que têm assinaturas mensais.
Então, ele teria que gerar 500 boletos e 500 notas fiscais por mês, certo? Além de verificar um por um para identificar quem está inadimplente e cortar o serviço. Com o ERP, isso tudo é feito de forma automática.
Sem falar que o cliente recebe com dez dias de antecedência o aviso do pagamento a ser realizado, e recebe novamente no dia do vencimento. Se ele ficar inadimplente, cinco dias depois o boleto será enviado mais uma vez, cortando caso não haja o pagamento. Depois de realizado, o sistema automaticamente também coloca os serviços dele no ar.
A gestão de clientes e o pós-venda são automatizados, o que permite ao franqueado ter uma gestão extremamente eficiente no negócio.
Quais as desvantagens do ERP?
Em alguns casos, a implementação do ERP como sistema de gestão pode trazer algumas desvantagens, tais como:
- altos investimentos para o desenvolvimento;
- altos investimentos de infraestrutura, como hardwares, links de comunicação e equipe técnica de infraestrutura;
- altos custos de manutenção em equipes de analistas, engenheiros e programadores;
- custos em consultores especializados para implantação do sistema ERP;
- custos com o desenvolvimento em treinamentos de operação.
A boa notícia é que os Franqueados das Franquias Digitais já contarão com um sistema exclusivo, e a franqueadora já absorveu todos os investimentos acima descritos e elencados como as principais desvantagens do ERP.
Outra questão negativa que pode surgir é a dificuldade para interagir com as tecnologias do sistema. Pensando nisso, nós criamos um ERP intuitivo, ou seja, que facilita a sua navegação. O software tem nove telas para que você possa gerir todo o seu modelo de negócio, desde produção até CRM, vendas, administração, gestão, financeiro. É muito simples e intuitivo.
Mesmo durante uma viagem, o franqueado pode acessar o sistema dele pelo celular, pois ele é responsivo. O sistema foi desenvolvido com o objetivo de ser fácil de usar e estar disponível continuamente nas mais diferentes circunstâncias.
CRM
O CRM – Customer Relationship Management ou Gestão de Relacionamento com o Cliente, como a própria definição informa — tem o objetivo de automatizar e controlar as funções de relacionamento com os clientes.
Lembra do funil de vendas? Seria a automatização desse processo. O portal Estadão relata que a possibilidade de vendas aumenta em 67% quando os grupos de trabalho de marketing e venda estão devidamente sincronizados. Por outro lado, a taxa de retenção de clientes sobe para 36% quando essas duas áreas estão trabalhando em sincronia, conforme mostra relatório da MarketingProofs.
Um CRM disponibiliza várias informações importantes para o acompanhamento de toda a negociação com o cliente, cumprindo as seguintes funções:
- segmenta os clientes a partir das suas necessidades e interesses;
- define potencial de mercado;
- melhora o Call Center;
- registra todo o histórico de contatos do cliente;
- fideliza os clientes;
- eleva o faturamento com técnicas de up-seling e cross-selling;
- avalia o desempenho da equipe de vendas;
- agenda as tarefas a serem executadas pelos usuários do sistema;
- automatiza os processos e contatos.
Embora ele agilize a automatização dos processos de venda, proporcionando um aumento de produtividade para a equipe, é importante ressaltar que o relacionamento com o cliente ainda é o mais importante.
No Brasil, várias empresas já utilizam esse tipo de SGI, inclusive as Franquias Digitais. Como todo sistema, ele tem as suas vantagens e desvantagens. Saber como proceder em cada uma dessas situações é extremamente importante.
Sistema de Gestão especifico
Há ainda SIGs específicos por ramo de atividade. É comum você entrar em uma pizzaria ou um restaurante, por exemplo, e verificar que todo o atendimento é cadastrado em um sistema. Esses modelos de softwares são do tipo “especialista”.
Sistemas jurídicos, para farmácias, mercados, oficinas, consultórios, lojas e departamentos são outros exemplos. Alguns são desenvolvidos por encomenda (personalizados). Normalmente são fáceis de utilizar e a empresa se adapta com maior rapidez.
Vantagens do Sistema de Gestão:
- esses sistemas podem ser mais adaptados à necessidade, se comparados com sistemas prontos;
- automatizam processos gerando rapidez na realização dos mesmos proporcionando também um aumento de produtividade;
- atendem especificamente à realidade da empresa quando o desenvolvimento é personalizado e, nesses casos, o sistema se adapta aos processos da empresa;
- no caso de desenvolvimento personalizado, os usuários conhecem profundamente o seu funcionamento, pois normalmente participaram da etapa de levantamento de informações e explicaram o processo para o desenvolvedor.
Desvantagens do Sistema de Gestão:
- se for personalizado, o tempo de desenvolvimento e o custo podem ser altos;
- as integrações com outros sistemas, quando necessárias, podem ser trabalhosas;
- no caso de sistema personalizado, não se encontram soluções na internet;
- não sendo personalizado, a empresa precisa adaptar-se aos processos realizados pelo SIG adquirido.
ERP próprio e exclusivo
Foi pensando em organizar e agilizar os processos e informações de sua rede que as Franquias de Sucesso Liguesite desenvolveram o seu próprio ERP, denominado ERP Liguesite, que foi projetado, construído e é atualizado conforme a necessidade da Franqueadora e de sua rede de franquias.
Como nós conhecemos muito de tecnologia, tendo-a como base do nosso negócio, sabemos o quão difícil é encontrar um sistema que seja sob medida para as carências de uma empresa. Ao perceber essa demanda, resolvemos criar a nossa própria ferramenta de gestão, que beneficia todos os franqueados.
Por isso, hoje, toda a tecnologia — desde o software de criação, o CMS próprio, automação de vendas — é criada aqui dentro dos laboratórios de teste da Liguesite.
Integração completa
Ter que utilizar várias plataformas para executar as tarefas cotidianas consome muito tempo e prejudica a agilidade dos processos da empresa. Diante disso, projetamos uma ferramenta de integração completa, visto que o nosso sistema agrupa todas as etapas, como administração, vendas e produção, em um só lugar, o que agrega praticidade e poupa esforços.
O ERP Liguesite tem vários módulos dentro, mas todos eles são integrados, então não se perde nenhuma informação. É possível ter controle de todas as atividades relacionadas à gestão do negócio. Assim, se eventuais problemas surgirem, você pode facilmente identificá-los e resolvê-los rapidamente, evitando que prejudiquem todo o trabalho da sua equipe.
Ele contempla diversos módulos e alguns deles são:
- marketing;
- financeiro;
- jurídico;
- controle de acesso;
- operacional;
- configurações;
- relatórios.
O objetivo inicial era desenvolver uma ferramenta exclusiva para a construção de sites, lojas virtuais e portais. Porém, observou-se que as atividades operacionais, administrativas e financeiras tomavam muito tempo de trabalho e que, além de realizá-las, também era necessário prospectar clientes.
Decidiu-se então automatizar essas atividades e disponibilizar um tempo maior para outras mais estratégicas. Cada módulo foi devidamente personalizado para a realidade das Franquias de Sucesso. Como somos a própria desenvolvedora do ERP, várias dificuldades, relacionadas a sistemas personalizados, não impactaram o nosso modelo.
Dentro do ERP Liguesite, até o CRM está integrado às funções. Isso permite um acompanhamento completo do cliente em todas as etapas de venda. Ao ter o seu primeiro contato com a empresa, automaticamente a pessoa é percebida pelo sistema como um lead, ou seja, um potencial cliente. Logo, ela passa a ser monitorada, possibilitando a captação de informações que ajudaram a concluir a venda.
Imagine que uma pessoa faça negócio com você agora. Com o ERP Liguesite, a sua empresa tem acesso a todo o histórico do que aconteceu, quando aconteceu e por quem ela foi atendida.
E se, futuramente, ela se tornar um cliente, existe a opção de mapear a timeline dela desde quando se cadastrou até o dia em que virou um cliente de fato, como é o seu comportamento em relação aos produtos ofertados e se é uma boa pagadora.
Para facilitar a sua compreensão, disponibilizamos um mapa do processo todo desenhado no ERP.
E é claro conta com atualizações para deixarmos cada dia mais intuitivo, e melhorar a operação das franquias digitais Liguesite.
Overview do Painel Liguesite
O Painel do Franqueado contempla também um CRM próprio.
Ele apresenta as funcionalidades de um CRM, porém adaptado para a necessidade da empresa. Uma das principais funcionalidades é a sua integração com a one page do franqueado.
Por meio de um formulário de contato do site, o cliente informa a sua região — estado, cidade e bairro. O sistema então verifica se nessa região existe uma das franquias digitais Liguesite atuando.
Em caso afirmativo, os dados do contato são enviados para o sistema da franquia que opera na região juntamente com um e-mail informando-a de que um novo contato foi inserido no sistema.
Caso não haja uma franquia digital Liguesite nessa região, os dados são inseridos no sistema da franqueadora. O sistema integra as áreas jurídica, comercial, de vendas, financeira (cobrança) e operacional, tanto para a franqueadora quanto para as franquias.
Abaixo segue um fluxo com o exemplo de uma das integrações:
- a área jurídica cria, revisa, altera os modelos de COF e contratos para os diversos produtos e os disponibiliza no sistema;
- a área comercial realiza a venda de uma franquia utilizando o contrato e a COF elaborada pela área jurídica — após a finalização da venda, os contratos são enviados eletronicamente para o futuro franqueado;
- o futuro franqueado recebe os contratos, avalia e dá o aceite online, esse aceite é capturado pelo sistema;
- se o contrato for aceito, o sistema gera os lançamentos de cobranças e disponibiliza o boleto para pagamento;
- um processo parecido acontece com os clientes finais, tudo de forma integrada.
Todo o processo de vendas no sistema funciona com o envio do contrato online.
Universidade Liguesite
Em relação ao suporte, o Painel Liguesite contém o que chamamos de Universidade Liguesite. É um módulo de ensino a distância — EAD — que contém vídeo-aulas de todo o processo empresarial e sistêmico da Franquias de Sucesso. Há vários cursos disponíveis para as diversas áreas de atuação do modelo de negócio.
Outras integrações
Há ainda integração com o registro.br, emissão de boletos para vários bancos e correios. Enfim, um ERP ajuda e muito na organização de uma empresa, e no nosso caso das franquias.
Se os processos definidos estiverem corretos a automatização não apresentará falhas, a menos que haja algum procedimento fora do sistema que não seja seguido.
Existe ainda todo o processo de implantação mais isso é assunto para outro post.
Concluindo
O empreendedorismo é um caminho seguido por milhões de brasileiros que buscam uma vida melhor, conquistar a sua independência financeira e sonham em ter um negócio próprio. No entanto, o percurso para atingir o sucesso é longo e árduo, e é comum encontrar inúmeras adversidades no caminho.
É preciso ter força de vontade e foco para superar os problemas e atingir os objetivos, bem como estar atento aos modelos de negócio e ferramentas que possam impulsionar o seu êxito.
Nesse sentido, uma alternativa interessante e mais segura para quem deseja ingressar no universo do empreendedorismo é optar por uma franquia, que conta com o apoio de profissionais capacitados e softwares feitos exclusivamente para atender às demandas do negócio. Além de já ter um modelo testado, comprovado, e também por oferecer apoio nos mais diversos segmentos para o empreendedor.
As franquias surgem como opção viável e vantajosa para quem decidir abrir o próprio negócio e tomar conta da própria vida. Haja vista que elas oferecem um modelo de atividade já estabelecido. Ao contrário de quem começa uma empresa do zero, os franqueados têm acesso às melhores práticas desde o início do empreendimento.
Dessa forma, você já entra no mercado saindo na frente dos concorrentes. Afinal, terá todo o suporte que necessita para entregar um trabalho de qualidade e que satisfaça os clientes. Assim, pode cuidar mais das questões administrativas e das vendas, enquanto as atividades operacionais são feitas com maior precisão.
Se você precisar de ajuda para escolher a melhor franquia para investir, ou simplesmente deseja abrir o seu próprio negócio, para ter mais segurança, liberdade e crescer, fique à vontade para falar conosco e tirar todas as suas dúvidas a respeito do nosso sistema de gestão.
Somos conectados e conectamos pessoas, via internet.
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